Фото: Shutterstock
Что такое СЗВ-ТД и для чего она нужна
СЗВ-ТД — это отчетная форма о кадровых событиях сотрудника, которую раньше работодатель направлял в Социальный фонд (СФР) для формирования электронных данных о трудовой деятельности. С 1 января 2023 года отдельный бланк СЗВ-ТД упразднен: соответствующие сведения теперь входят в подраздел 1.1 ЕФС-1. Ниже мы будем использовать термины СЗВ-ТД и подраздел 1.1 ЕФС-1 как синонимичные понятия.
Форма СЗВ-ТД нужна для того, чтобы СФР мог оперативно фиксировать изменения в трудовой истории застрахованного и вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Опираясь на эти данные, сотрудник вправе в любое время запросить выписку о своем стаже, а потенциальный работодатель — убедиться в опыте соискателя без предъявления бумажного документа.
Отчетность направляется в СФР в электронном формате — через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя на портале фонда. Работодатели, у которых за отчетный период насчитывается до десяти застрахованных лиц, вправе подавать документы на бумажном носителе.
Фото: Shutterstock
С 2023 года сведения о кадровых событиях работодатели подают в СФР в составе единой формы ЕФС-1
Кто обязан сдавать СЗВ-ТД (ЕФС-1, подраздел 1.1)
СЗВ-ТД обязаны сдавать все страхователи-работодатели: организации и индивидуальные предприниматели (ИП) при наличии штата. Электронная сдача СЗВ-ТД обязательна, если численность работающих у страхователя за отчетный период составляет десять человек и более. При меньшей численности допустим бумажный вариант. Отчет сдают не по графику, а по факту наступления кадрового мероприятия.
Ситуации, когда страхователь обязан направить подраздел 1.1:
- заключение или расторжение трудового договора с работником;
- постоянный перевод сотрудника на иную должность или место работы;
- присвоение новой квалификации, разряда или категории;
- изменение наименования организации-работодателя;
- вступление в силу судебного приговора, устанавливающего или отменяющего запрет на замещение определенной должности;
- получение от работника заявления о выборе способа ведения трудовой.
Какие сведения содержит СЗВ-ТД и откуда их брать
СЗВ-ТД включает в себя сведения о страхователе: его наименование, присвоенный СФР регистрационный номер, ИНН и КПП. Отдельный блок посвящен застрахованному лицу — в нем отражаются ФИО, СНИЛС и дата рождения работника. Применительно к каждому кадровому мероприятию указывают вид события, дату его совершения, занимаемую работником должность, структурное подразделение, а также реквизиты приказа или иного документа, послужившего основанием.
Источники данных для заполнения — кадровые приказы, трудовой договор и дополнительные соглашения, штатное расписание, заявление работника о выборе формата ведения трудовой.
Код выполняемой функции — обязательный реквизит формы СЗВ-ТД. Его берут из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) и присваивают каждой должности. Запись ведется в пятизначном формате «ХХХХ.Х»: первые четыре знака — код группы занятий по ОКЗ, пятый знак — контрольное число.
Чем СЗВ-ТД отличается от трудовой книжки
СЗВ-ТД отличается от трудовой книжки правовой природой: форма СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1) — это отчетный документ работодателя, а трудовая книжка — это персональный документ работника, подтверждающий его стаж. Отчет служит основой для формирования ЭТК.
Подраздел 1.1 ЕФС-1 формирует работодатель и передает в СФР — сведения хранятся в электронной базе фонда. В СЗВ-ТД обязательно указывают код выполняемой функции по классификатору занятий, в трудовой книжке этого реквизита нет. В ЕФС-1 отражаются не только трудовые, но и договоры гражданско-правового характера (ГПХ), если они предусматривают начисление взносов.
Актуальные сроки сдачи СЗВ-ТД в 2026 году
Сейчас сроки сдачи СЗВ-ТД зависят от вида кадрового мероприятия. Срок считают в рабочих днях: если событие пришлось на пятницу, отчитаться нужно не позднее понедельника. Если крайний день сдачи выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день.
Подраздел 1.1 ЕФС-1 направляется в СФР не позднее рабочего дня, идущего за днем оформления соответствующего документа, в следующих случаях:
- оформление сотрудника на работу;
- расторжение трудового договора;
- заключение или прекращение договора ГПХ;
- приостановление либо возобновление действия трудового договора.
При наступлении перечисленных ниже событий форма подается до 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором они произошли:
- перевод работника на иную должность или место работы;
- смена наименования организации-работодателя;
- присвоение сотруднику новой квалификации, разряда или категории;
- подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Фото: normativ.kontur.ru
ЕФС-1, подраздел 1
Пошаговая инструкция по заполнению и сдаче СЗВ-ТД
Подготовка данных перед заполнением
Перед формированием отчета проверьте:
- регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП организации;
- ФИО и СНИЛС работника — сверьте с паспортом и страховым свидетельством;
- реквизиты приказа: номер, дату, содержание кадрового мероприятия;
- правильность наименования должности по штатному расписанию;
- наличие актуального кода ОКЗ для СЗВ-ТД, соответствующего должности.
К типовым ошибкам относят неверный СНИЛС, расхождение названия должности с приказом и штатным расписанием, неправильный код выполняемой функции и пропуск обязательных реквизитов.
Заполнение сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1)
Порядок заполнения блоков:
После отправки обязательно дождитесь квитанции о приеме и протокола проверки из фонда: только положительный протокол подтверждает, что отчет принят. Отрицательный протокол означает, что отчет не сдан — ошибки нужно исправить и отправить повторно в те же сроки.
ОКЗ и «код для СЗВ-ТД»: где взять и как указать
Код для СЗВ-ТД берут из действующего Общероссийского классификатора занятий. Пошаговый алгоритм поиска:
Если должность «не находится» в классификаторе, подберите ближайшую по функционалу — ориентируйтесь на реально выполняемые обязанности, а не на формальное наименование. При сомнениях закрепите выбор кода внутренним приказом: это снижает риск расхождений при проверках.
Как сдавать СЗВ-ТД через электронный кабинет и другими способами
Сдавать СЗВ-ТД через электронный кабинет страхователя можно на сайте СФР при наличии УКЭП и подтвержденной учетной записи руководителя. Помимо кабинета, доступны еще два способа подачи: через оператора ЭДО и на бумаге — последнее только для страхователей с численностью сотрудников до десяти человек.
Как подать СЗВ-ТД:
Требования к формату XML и к типу ЭП периодически меняются, поэтому перед каждой отправкой сверяйтесь с актуальными правилами СФР и используйте действующую на момент подачи версию формы ЕФС-1.
Фото: Shutterstock
Отправить подраздел 1.1 ЕФС-1 через личный кабинет страхователя можно в несколько кликов — при наличии действующей УКЭП
Штрафы за просрочку и несдачу СЗВ-ТД (ЕФС-1, подраздел 1.1)
Несдача СЗВ-ТД приводит к штрафу для страхователя по каждому работнику по статье 17 закона об учете в системах соцстрахования, а также административной ответственности для должностных лиц. Она наступает не только за отсутствие отчета, но и за сдачу сведений с ошибками или недостоверными данными.
Штрафы за просрочку СЗВ-ТД:
- 500 руб. за каждого работника — санкция по статье 17 закона № 27-ФЗ. При штате в 100 человек одна просрочка обходится в 50 тыс. руб.
- От 300 до 500 руб. на должностное лицо — административный штраф по статье 15.33.2 КоАП, который налагают на руководителя или ответственного специалиста отдельно от штрафа на организацию.
- 1 тыс. руб., если не соблюден порядок сдачи электронной отчетности.
Чтобы снизить риск штрафа, настройте в учетной системе автоматическое напоминание о сроках подачи сведений в СФР при наступлении кадровых событий.
